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IT기획영역의 업무이해와 설계
작성자
steg
작성일
2021-12-16 09:27
조회
7510
IT기획영역의 업무이해와 설계
IT기획 영역의 용어나 업무가 낯설어 접근에 어려움을 느끼는 담당자들에게 업무의 이해나 분석, 설계 시 도움이 될 수 있는 가이드 입니다.
본인이 참여한 NICE그룹, 흥국화재 사업의 경험을 토대로 아래 내용을 공유하고자 합니다. IT기획 관련 좀더 도식화한 자료는 첨부자료를 참고해주세요.
1. IT기획 업무의 이해
IT기획의 일반적인 업무의 큰 흐름은 년 단위로 예정인 사업들에 대한 예상 금액으로 예산을 수립하고, 수립된 예산을 실제 사업을 진행하기 위해 검토, 심의하여 선정된 업체와 계약을 맺고, 사업이 진행됨에 따라 비용을 지불하는 형태이다.
영역을 구분하자면 예산을 수립하는 프로세스, 사업을 진행하기 위해 검토, 심의하는 프로세스, 업체와의 계약과 비용 지불 등의 프로세스로 나눌 수 있다.
각 영역에 해당되는 프로세스를 좀 더 상세히 설명하면 예산을 수립하기 위해서는 IT사업을 관리 또는 예산을 관리하는 담당자/부서에서 연간 단위 예산에 대한 수립을 개별 사업담당자/사업부서에게 요청하면, 사업담당자/사업부서에서 예정인 사업인 대해 예산안을 제출하고, 제출된 예산안을 IT사업을 관리 또는 예산을 관리하는 담당자/부서에서 예산의 사업의 타당성검토나 예정인 사업의 중요도 등을 고려하여 우선순위를 설정하고, 심의하여 확정한다. 통상적으로 예산은 신규 시스템 도입 등의 투자성격의 사업과 장비의 유지보수, 회선의 사용료 등과 같은 비용 성격의 사업으로 구분하여 수립한다.
확정된 예산에 대해 예정한 사업을 실행하는 시점에 도래하게 되면 사업에 대한 실질적인 검토(기술적, 보안적, 품질 등)를 통한 후 계약방식( 입찰계약: 사업 공고 후 업체들의 입찰한 결과를 평가하여 업체를 선정하여 계약을 체결하는 방식, 수의계약: 임의로 선정한 특정 업체와 계약을 체결하는 방식 )에 따라 입찰계약으로 진행될 경우 공고, 제안요청, 평가, 우선협상 등의 단계로 진행( 일반적인 구매와 관련한 진행단계, 업무 영역으로 IT기획 영역에 포함시키지는 않으나, 진행과정에 많은 시간이 소요되므로 고객들은 진행과정을 ITSM에서 확인하고 싶어한다 )된다. 실질적인 검토가 끝난 후에 계약의 규모나 중요도에 따라 위원회 또는 협의체 등의 심의를 거쳐 사업의 추진여부를 확정하게 된다.
추진 확정된 사업은 선정된 업체와의 계약을 체결하고, 체결된 계약에 대해 비용을 지불하고, 최종 비용이 지불되어 계약을 종료한다.
또한, 예산안에 없던 사업을 추진하거나 진행중인 사업의 예산이 부족한 경우 추가적인 예산을 배정하거나, 타 예산에서 남은 금액을 전용하여 처리한다.
2. IT기획 영역의 시스템 설계
위에서 설명한 업무적인 흐름에 따라 크게 사업의 계획, 사업의 추진, 사업의 실행의 영역으로 구분하여 프로세스를 구성할 수 있으며, 오프라인으로 행해지는 업무의 결과를 등록/관리하는 관점으로 설계하는 것이 유리하다.

위 그림은 흥국화재의 IT기획 업무의 프로세스 흐름을 설계하며 도식화한 내용이다.
- 사업의 계획
중장기 전략/계획을 등록하고, 연간 예산의 수립 요청 시 중장기 전략/계획을 선택할 수 있도록 한다. 연간 예산 수립 요청 시 각 부서/담당자를 선택하여 서브티켓으로 연간 예산을 등록하게 하거나, 각 부서/담당자가 연간 예산 등록 시 수립 요청 건을 선택하도록 한다. 전자의 경우 예산을 등록하는 각 부서/담당자가 한정적으로 정해진 경우에 적절하며, 후자는 불특정 다수가 예산을 등록하는 경우에 적절하다.
등록된 예산에 대해 검토정보나 우선순위 등의 입력할 수 있는 단계가 필요하며, 이에 대한 결과로 예산에 대한 확정 또는 취소 처리로 분기한다.
또한, 예산의 성격(투자성, 비용성)에 따라 등록하는 화면이나 메뉴의 분리가 필요하다.
- 사업의 추진
매년 또는 매월 발생하는 반복적인 비용성 사업이 아닌 투자성 사업에 대해 사업을 등록한다. 이때 이 사업이 어떤 계획으로부터 사업이 추진되는 것인지 연결 정보를 관리할 필요가 있고, 등록된 사업에 대해 기술, 품질, 보안 등의 검토 정보를 등록할 수 있도록 한다. 고객에 따라 각 검토 정보를 입력하는 주체와 역할이 명확한 경우 서브 티켓으로의 분기할 필요가 있으며, 아닌 경우 메인 티켓에 정보를 입력 할 수 있도록 한다. 사업의 추진 검토가 완료되면 일정 기준(고객마다 상이)에 따라 심의를 거쳐야 하는 다음 단계로 진행할 수 있는데, 심의하는 과정은 하나의 사업에 대해 심의하는 것이 아닌 여러 사업을 한번에 심의하기 때문에 별도의 워크플로우로 구성할 필요가 있다. 심의를 거치는 사업에 대해 심의 결과에 따라 진행단계를 업데이트하는 로직이 추가되야 한다. 계약 방식(입찰계약, 수의계약)에 따라 입찰계약으로 진행될 경우 구매 절차에 따라 진행되고, 수의계약인 경우 사업을 확정하는 단계로 진행된다.
- 계약의 등록
업무적인 구분으로는 사업추진의 마지막 단계, 또는 재무관리의 시작 단계로 처리할 수 있다.
확정된 사업에 대해 진행된 계약 정보를 등록한다. 하나의 사업에 대해 여러 개의 계약이 등록 될 수 있으므로 사업의 메인 티켓에 계약 정보를 입력하는 것이 아니라, 계약에 대한 별도 워크플로우로 관리해야 한다. 계약을 등록할 때 연관 사업을 입력하도록 하여 연결 정보와 계약 금액과 관련된 지급 예정 정보 등을 입력하도록 하고, 등록된 계약 정보를 수정할 수 있도록 하여 계약변경 등에 대한 업무 요구를 수용할 수 있다.
- 재무관리
집행, 전용, 배정 등의 처리구분에 따른 개별 워크플로우로 구성이 필요하다.
집행: 계약 이후 실제 프로젝트가 실행되면서 해당 사업에 대한 비용 지급이 이뤄지게 되는데, 이를 집행이라 하고, 수행사에서 집행에 대한 요청과 발주사에서 이에 대해 처리하는 워크플로우로 구성한다. 집행에 대한 처리 시 계약에 대해 잔액 정보를 관리할 수 있도록 하는 것이 좋다.(추후 통계나 현황 정보에 활용)
전용: 전용 처리는 계약이 아닌 계획에 대해 이뤄지는 업무이며, 전용을 받아야 하는 연간 예산을 선택(신규로 연간 예산이 필요한 경우 연간 예산 정보를 입력)하여 필요 금액을 입력하고 신청하면, 전용을 해줘야 하는 연간 예산을 하나 이상 선택하고 감액해야 하는 금액을 입력하여 처리한다. 전용 받을 연간 예산의 계정코드와 동일한 연간 예산에서만 전용 처리가 가능한 것이 일반적이나 고객의 IT예산의 관리 정도에 따라 다르므로 기준을 확인해야 한다. 사업을 추진하는 담당자/부서의 전용 요청과 연간 예산 담당자가 처리하는 워크플로우로 구성한다.
배정: 전용 처리와 다르게 다른 연간 예산에서 가져와 다른 한쪽의 예산을 증액하는 것이 아닌 추가 예산을 받아 증액시키는 업무 처리를 말하며, 연간 예산을 선택하여 증액 처리할 수 있는 기능으로 구성한다.
3. 설계/구현 시 고려사항
중장기 전략/계획, 연간 계획, 사업, 계약의 관계는 상위에서 하위로 1 : 1 또는 1 : N 관계로의 설계가 필요하며, N : N의 관계는 지양해야 한다.
이 외 IT기획과 연관된 프로세스에서 계약 이후 계약 품목들이 입고되어, 자산이 되어 구성정보로 등록되게 되는데, 구성정보 등록 시 계약에 대한 연결고리를 가져갈 것인지, 계약 정보에 관련 구성정보를 등록하게 할 것인지의 문제와 처리 프로세스에 대한 고객과의 협의/결정이 필요한 부분으로 설계/구현 시 고려할 사항이다.
IT기획 영역은 타 영역과 다르게 금액(숫자)에 대한 제어가 필요로 하는 경우가 많고, 데이터의 항목이 많아 화면 출력에 부하 걸리는 경우나 금액 계산에 대한 스크립트 처리가 필요한 경우가 많아 이 또한 고려할 사항이다.
첨부자료: 2021_IT기획 교육자료_이준혁
㈜에스티이지 솔루션서비스본부 PSP팀 이준혁차장