STEG 이진 솔루션을 활용한 IT자산 구매부터 실사까지의 자산 LifeCycle 구축 사례

 

IT자산관리(ITAM - IT Asset Management)는 IT 부서 내부에서 사용하고 있는 IT자산에 대해 구매, 계약, 취득, 입고, 처분 등 내부 절차에 대한 프로세스 개선과 체계적인 관리를 통해 IT자산의 생명주기(Lifecycle)를 효율적으로 관리 하는 것을 말한다.

본 기고에서는 필자가 최근 수행한 K은행의 ‘ITSM&ITAM 구축’ 프로젝트에서 자사의 이진 솔루션을 기반으로 IT자산관리(ITAM) 시스템을 구축한 사례를 소개하고자 한다.

K은행의 IT자산관리는 크게 IT 구매계약, IT자산 처분, IT자산 태그발행, IT자산 실사 프로세스로 구분되어 있다.

 

IT 구매계약

먼저 IT 구매계약의 경우 자산관리 프로세스의 시작이 되는 프로세스로 자산에 대한 구매, 계약, 취득, 입고 프로세스로 구성되어 있으며 순서대로 진행된다.

자산구매를 필요로 하는 부서의 요청자가 자산품목을 선택하고 예상금액을 입력하여 구매요청을 하게 되면 예산담당자는 요청된 자산을 검토하여 예산을 산정하고 이후 투자심의검토, IT기술검토, 투자심의를 거쳐 구매담당자가 구매계약을 진행하게 된다.

투자심의 시 협업툴인 컨플루언스(confluence)와 연계하여 해당 구매계약과 연관되어 컨플루언스에 작성한 많은 양의 내용을 URL링크를 통해 관련자들이 손쉽게 확인 가능한 점이 특징이다.

구매담당자는 구매 요청된 자산을 구매하기 위한 계약 내용을 작성하여 예산담당자의 검토를 받게 되고 최종적으로 계약 체결 후 자산 취득 프로세스로 진행되게 된다.

자산관리담당자는 취득할 자산에 대한 상세 정보를 작성하고 각 자산에 대한 자산운영담당자에게 입고를 요청하게 된다.

자산운영담당자는 자산 입고 절차를 진행하고 이후 자산검수자의 검수확인을 거쳐 자산이 최종적으로 도입되며 IT구매계약 프로세스가 종료된다.

자산 도입 이후 구성관리(Configuration Management)에서 수동으로 자산을 선택하여 서로 연결하는 방식으로 자산과 구성의 연결고리가 설정된다.

아래에 해당 프로세스에 대한 흐름을 정리하였다.

 

[그림1]  IT 구매계약 요청 프로세스 흐름도 - 자산구매/계약

 

[그림2]  IT 구매계약 요청 프로세스 흐름도 - 자산취득/입고

 

IT 자산 처분

IT 자산 처분은 기존에 사용하던 자산의 사용 기간이 끝나거나 사용할 필요가 없어져 처분(매각/폐기)이 필요한 경우 사용하며 처분요청, 계약, 물품반출 프로세스로 구성되어 있으며 순서대로 진행된다.

자산의 처분이 필요한 요청자가 처분할 자산을 선택하여 처분요청을 하면 자산관리담당자는 처분자산에 대한 처분요청서를 작성하게 되고 자체적으로 폐기하는 것이 아닌 업체를 통한 매각, 폐기인 경우 별도의 계약도 진행하게 된다.

이후 회계합의, 재무합의, 검토결재 순으로 프로세스 진행 후 물품반출확인을 진행하게 된다.

물품반출확인 시 ITSM 서비스요청의 전산기기 반출신청 프로세스로 이관되어 프로세스 진행 후 자산관리담당자의 처분결과 확인을 거쳐 IT 자산 처분 프로세스가 종료된다.

[그림3]  IT 자산 처분 요청 프로세스 흐름도

 

IT 자산 태그발행

IT 자산 태그발행은 자산 실사 시 자산을 직접 눈으로 일일이 확인하여 진행하는 경우 시간이 많이 소요되기 때문에 전자인식이 가능한 RFID(Radio-Frequency Identification) 태그를 자산에 붙이고 RFID 태그를 인식할 수 있는 RFID PDA로 실사를 진행하여 소요시간을 줄이고 효율적인 실사 진행을 할 수 있게 RFID 태그를 발행하는 프로세스이다.

요청자가 태그발행이 필요한 자산을 선택하여 요청하고 자산관리담당자는 검토하여 태그발행을 진행하며 이 때 태그발행기와 연계하여 해당 자산에 대한 정보로 RFID 태그를 생성하게 되고 IT 자산 태그발행 프로세스가 종료된다.

 

[그림4]  IT 자산 태그발행 요청 프로세스 흐름도

 



 

[그림5]  IT 자산 태그발행 RFID 연계

 

IT 자산 실사

IT 자산 실사는 사용중인 자산에 대한 실 조사를 통해 위치, 수량, 손망실 여부 등 자산의 상태를 확인하고 그에 따른 후속조치 및 회계기관 인증 등을 목적으로 하는 프로세스이다.

자산관리담당자가 실사 대상 자산을 선별하여 실사 계획을 작성하고 RFID PDA를 사용하여 실사를 진행한 후 RFID PDA에 등록된 실사결과를 자산 실사 화면에 업로드 하게 되면 IT 자산 실사 프로세스는 종료된다.

 

[그림6] IT 자산 실사계획 등록 프로세스 흐름도

[그림7] IT 자산 실사 RFID 연계

이번 ITAM 구축 사례를 통해 IT자산의 구매부터 계약 그리고 처분까지 자산 생명주기(Lifecycle)를 자사의 솔루션을 통해 유연하게 구축하였으며, 실 자산의 실사 영역까지 프로세스로 처리할 수 있도록 구축하였다. 자산실사에 있어서는 RFID 연계를 통한 실사 기능의 구현으로 보다 자산 정합성을 체크하고 유지할 수 있도록 구현한 새롭고 유익한 경험이었다.

 

㈜에스티이지 PS1팀 전태민 프로